ระบบอนุมัติเอกสารผ่าน LINE เลิกเดินถือใบให้เซ็นทีละคน

ภาพที่คุ้นตาในบริษัทไทยแทบทุกที่

พนักงานคนหนึ่งเขียนใบขอเบิกเงินเสร็จ เดินไปหาหัวหน้าแผนก หัวหน้าไม่อยู่โต๊ะ วางไว้บนโต๊ะแล้วรอ ผ่านไปครึ่งวันหัวหน้ากลับมาเห็น เซ็นแล้วบอกว่า "เดี๋ยวต้องผ่านผู้จัดการอีกที" พนักงานเดินไปหาผู้จัดการ ผู้จัดการติดประชุม ใบเบิกนอนอยู่ในกองเอกสารอีกวัน

เรื่องแบบนี้เกิดซ้ำทุกวันกับการขอลา การขออนุมัติส่วนลดให้ลูกค้า การขอสั่งซื้อวัตถุดิบ ทุกอย่างที่ต้อง "ผ่านคนอื่นก่อน" กลายเป็นขั้นตอนที่กินเวลาไม่ใช่เพราะงานยาก แต่เพราะหาตัวคนเซ็นไม่เจอ

ต้นทุนที่มองไม่เห็นในใบเซ็นแต่ละใบ

ถ้านับเวลาที่พนักงานเดินถือใบไปมา บวกเวลาที่หัวหน้าต้องมานั่งไล่ดูว่าใบไหนอนุมัติไปแล้ว ใบไหนยังค้าง จะเห็นต้นทุนจริงสามด้าน

• เวลา: การขออนุมัติหนึ่งเรื่องที่ควรใช้เวลาไม่ถึงนาที กลับใช้เวลาข้ามวันเพราะรอคนว่าง
• ความผิดพลาด: ใบขออนุมัติหาย เซ็นซ้ำ หรือบางเรื่องอนุมัติทางวาจาแล้วไม่มีหลักฐาน พอมีปัญหาย้อนกลับไปดูไม่ได้ว่าใครอนุมัติตอนไหน
• ขวัญกำลังใจ: พนักงานรู้สึกว่าต้องตามงอน ต้องเดินตื้อ บางคนเลี่ยงที่จะขอเพราะขี้เกียจตามเรื่อง ทำให้เรื่องที่ควรขอล่วงหน้าเป็นข้อกะทันหันแทน

สำหรับธุรกิจที่มีสาขาหลายที่ หรือหัวหน้าต้องออกไปงานนอกออฟฟิศบ่อย ปัญหานี้จะยิ่งชัดเพราะไม่มีใครนั่งโต๊ะให้เดินไปหาได้ตลอดเวลา

ระบบอนุมัติทำงานอย่างไรจริง ๆ

แนวคิดคือย้ายขั้นตอนอนุมัติทั้งหมดมาอยู่บน LINE ที่พนักงานเปิดอยู่แล้วทั้งวัน โดยไม่ต้องเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานมาก

ขั้นตอนที่ 1 ส่งคำขอ พนักงานพิมพ์หรือกรอกแบบฟอร์มสั้น ๆ ใน LINE เช่น ขอลาวันที่เท่าไหร่ ขอเบิกเงินเท่าไหร่เพื่ออะไร หรือขอลดราคาให้ลูกค้ากี่เปอร์เซ็นต์ ระบบจะรู้ทันทีว่าคำขอประเภทนี้ต้องส่งไปหาใคร

ขั้นตอนที่ 2 ส่งต่อให้คนที่ถูกต้อง ระบบเช็คว่าคำขอนี้เป็นของแผนกไหน วงเงินเท่าไหร่ ต้องผ่านกี่ระดับ แล้วส่งข้อความแจ้งเตือนไปหาผู้อนุมัติที่ถูกต้องทันที ผู้อนุมัติกดปุ่มอนุมัติหรือไม่อนุมัติได้เลยจากมือถือ ไม่ต้องเปิดคอมพิวเตอร์ ไม่ต้องเข้าออฟฟิศ

ขั้นตอนที่ 3 เตือนเมื่อค้างนาน ถ้าผู้อนุมัติไม่ตอบภายในเวลาที่กำหนด เช่นครึ่งวันหรือหนึ่งวัน ระบบจะส่งข้อความเตือนซ้ำอัตโนมัติ หรือแจ้งไปยังคนที่อนุมัติแทนได้ตามที่ตั้งไว้ล่วงหน้า ไม่ต้องมีใครมานั่งตามเอง

ขั้นตอนที่ 4 บันทึกและอัปเดตอัตโนมัติ เมื่ออนุมัติหรือไม่อนุมัติแล้ว ระบบจะบันทึกผลการตัดสินใจ วันเวลา และชื่อผู้อนุมัติไว้เป็นประวัติที่ย้อนดูได้เสมอ พร้อมอัปเดตชีตหรือปฏิทินที่เกี่ยวข้องทันที เช่น ตารางวันลาของพนักงาน หรือชีตติดตามค่าใช้จ่าย ไม่ต้องมีใครมาคีย์ซ้ำอีกรอบ

จบกระบวนการทั้งหมดโดยไม่มีกระดาษเดินทาง ไม่มีอีเมลที่ต้องกด forward ต่อกันสามสี่คน และไม่มีใครต้องเดินไปเคาะประตูห้องหัวหน้าอีก

ผลลัพธ์ที่วัดได้เมื่อองค์กรเลิกเดินถือใบ

ธุรกิจที่วางระบบอนุมัติแบบนี้มักเห็นความเปลี่ยนแปลงชัดที่สุดในช่วงสองสัปดาห์แรก คำขอที่เคยค้างข้ามวันเพราะรอเซ็น เปลี่ยนเป็นได้คำตอบภายในไม่กี่ชั่วโมง เพราะผู้อนุมัติเห็นข้อความแจ้งเตือนทันทีที่มือถือแทนที่จะต้องรอเปิดอีเมลหรือกลับมาที่โต๊ะทำงาน

ทีมที่เราเคยช่วยวางระบบขั้นตอนการทำงานลักษณะนี้ให้ พบว่าเวลาที่ใช้ในการอนุมัติเอกสารภายในลดลงอย่างเห็นได้ชัด และที่สำคัญกว่านั้นคือมีบันทึกประวัติการอนุมัติที่ตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกครั้ง ไม่ต้องมานั่งเดาว่าใครอนุมัติเรื่องนี้ตอนไหน ถ้าสนใจดูตัวอย่างการวางระบบอัตโนมัติในลักษณะใกล้เคียงกัน ลองดูที่หน้าบริการของเรา ว่าระบบอัตโนมัติแบบนี้ปรับใช้กับขั้นตอนงานอื่นในบริษัทได้อย่างไรบ้าง

ตอนไหนที่ยังไม่คุ้มจะทำระบบอนุมัติอัตโนมัติ

ความตรงไปตรงมาตรงนี้สำคัญ ระบบอนุมัติอัตโนมัติไม่ใช่คำตอบสำหรับทุกบริษัท

ถ้าบริษัทมีคนอนุมัติแค่คนเดียวหรือสองคน และนั่งอยู่ห้องเดียวกันแทบทุกวัน การเดินไปเซ็นอาจเร็วกว่าและไม่คุ้มที่จะลงทุนวางระบบ หรือถ้าขั้นตอนอนุมัติของบริษัทยังไม่นิ่ง เปลี่ยนกฎเกณฑ์บ่อย เช่นวันนี้ให้ผู้จัดการอนุมัติ พรุ่งนี้เปลี่ยนเป็นต้องผ่านเจ้าของด้วย การรีบวางระบบตอนที่ขั้นตอนงานยังไม่ชัดเจนจะทำให้ต้องแก้ระบบตามไปเรื่อย ๆ

สิ่งที่ควรมีก่อนเริ่มทำระบบคือ ขอบเขตงานที่ชัดว่าคำขอแบบไหนต้องผ่านใคร วงเงินหรือเงื่อนไขที่แบ่งระดับการอนุมัติไว้แน่นอน และคนในทีมที่พร้อมใช้ LINE เป็นช่องทางหลักในการทำงาน ถ้าสามข้อนี้ยังไม่ชัด ควรจัดระเบียบขั้นตอนงานก่อน แล้วค่อยมาคุยเรื่องระบบ

คุยกันก่อนได้ ไม่มีค่าใช้จ่าย

ถ้าอยากรู้ว่าขั้นตอนอนุมัติของบริษัทตอนนี้เหมาะจะย้ายมาอยู่บน LINE หรือไม่ ทักมาคุยได้เลย ดูจากขั้นตอนจริงที่ใช้อยู่ ไม่ใช่จากทฤษฎี แล้วบอกตรง ๆ ว่าคุ้มทำหรือยังไม่คุ้มในตอนนี้ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่หน้าติดต่อเรา