ระบบทำใบเสนอราคาอัตโนมัติ เลิกพิมพ์ใบเดิมซ้ำวันละ 20 รอบ
ทีมขายพิมพ์ใบเสนอราคาใบเดียวกันซ้ำวันละยี่สิบครั้ง
ลองนึกภาพเช้าวันจันทร์ ลูกค้าทักไลน์มาถามราคาเสื้อ 500 ตัว พร้อมสกรีนโลโก้ พนักงานขายเปิดไฟล์ใบเสนอราคาเก่า เปลี่ยนชื่อลูกค้า เปลี่ยนวันที่ ไล่หาราคาต่อหน่วยจากสมุดจดหรือไฟล์ Excel ที่อัปเดตล่าสุดเมื่อไหร่ก็ไม่แน่ใจ คำนวณส่วนลดตามจำนวน ใส่ VAT คัดลอกโลโก้บริษัท จัดหน้าให้ไม่เพี้ยน แล้วเซฟเป็น PDF ก่อนส่งกลับไปทางไลน์
นี่คืองานที่ใช้เวลา 15-20 นาทีต่อใบ และในหนึ่งวันทำงาน ทีมขายขนาดเล็กอาจต้องทำแบบนี้ 15-20 ครั้ง ไล่เรียงลูกค้าที่ถามราคา ต่อรอง ขอแก้จำนวน ขอใบใหม่ ทั้งหมดนี้เป็นงานพิมพ์ซ้ำที่ไม่มีอะไรใหม่ นอกจากตัวเลขกับชื่อลูกค้าที่เปลี่ยนไป
ต้นทุนที่มองไม่เห็นของการพิมพ์มือ
ปัญหาไม่ได้อยู่ที่เวลาเพียงอย่างเดียว แต่อยู่ที่ผลพวงที่ตามมา
- ราคาหลุด พนักงานคนละคนอาจพิมพ์ราคาต่อหน่วยไม่ตรงกัน เพราะไฟล์ราคาต้นทางมีหลายเวอร์ชันกระจายอยู่ในเครื่องแต่ละคน บางทีลูกค้าคนเดียวกันได้ราคาสองใบไม่เท่ากันจากคนละพนักงาน
- เวลาที่หายไปกับงานที่ไม่สร้างมูลค่า ถ้าพนักงานขายใช้เวลา 3 ชั่วโมงต่อวันกับการพิมพ์ใบเสนอราคา นั่นคือเวลาที่ควรใช้คุยกับลูกค้า ปิดการขาย หรือดูแลลูกค้าเก่า
- ลูกค้าหลุดมือเพราะช้า ลูกค้าที่ถามราคาช่วงเย็นวันศุกร์ อาจไม่ได้ใบเสนอราคาจนถึงเช้าวันจันทร์ เพราะพนักงานไม่ว่างหรือไม่มีไฟล์ต้นฉบับติดตัว คู่แข่งที่ตอบเร็วกว่าก็ได้งานไป
- ขวัญกำลังใจทีม งานพิมพ์ซ้ำ ๆ แบบนี้เป็นงานที่พนักงานเบื่อที่สุด ไม่ใช่งานที่ใช้ทักษะการขายเลย
รวมกันแล้วนี่ไม่ใช่แค่เรื่องความสะดวก แต่กระทบยอดขายและความน่าเชื่อถือของบริษัทโดยตรง
ระบบทำงานแทนแบบไหน
แนวคิดง่าย ๆ คือ แยกงาน "คิดราคา" ออกจากงาน "พิมพ์เอกสาร" ให้ระบบจัดการงานพิมพ์เอกสารทั้งหมด ส่วนพนักงานทำหน้าที่แค่กรอกสิ่งที่ลูกค้าต้องการ
ขั้นตอนทำงานโดยทั่วไปจะเป็นแบบนี้
- ราคาต้นทางอยู่ที่เดียว สินค้า ราคาต่อหน่วย ส่วนลดตามจำนวน อยู่ใน Google Sheet ชุดเดียวที่ทุกคนเข้าถึงและแก้ไขได้ตรงกัน ไม่มีไฟล์สำเนากระจายอยู่หลายเครื่อง
- พนักงานกรอกแค่สิ่งที่ต่างกัน ชื่อลูกค้า รายการสินค้า จำนวน อาจกรอกผ่านฟอร์มสั้น ๆ หรือแม้แต่พิมพ์ในแชท LINE
- ระบบดึงราคาและคำนวณให้อัตโนมัติ ดึงราคาต่อหน่วยจาก Sheet คำนวณส่วนลด บวก VAT รวมยอด ไม่ต้องพิมพ์เองทีละบรรทัด
- ออกไฟล์ PDF ที่มีโลโก้และรูปแบบบริษัทพร้อมส่ง จัดหน้าให้เหมือนกันทุกครั้ง ไม่มีปัญหาโลโก้เพี้ยนหรือฟอนต์ไม่ตรง
- ส่งให้ลูกค้าทันทีทาง LINE หรืออีเมล ไม่ต้องเซฟไฟล์ ไม่ต้องแนบเอง ระบบส่งให้เสร็จในไม่กี่วินาทีหลังกดยืนยัน
ผลลัพธ์คือใบเสนอราคาที่เคยใช้เวลา 15-20 นาที เหลือแค่กรอกข้อมูลไม่กี่บรรทัดแล้วกดส่ง ราคาที่ออกมาตรงกับต้นทางเสมอ เพราะไม่มีใครพิมพ์ตัวเลขเอง
ตัวอย่างที่ใช้งานจริงได้
แนวทางนี้ไม่ใช่เรื่องทฤษฎี Vivavizion เคยวางระบบขอบเขตงานลักษณะนี้ให้ลูกค้าหลายราย โดยจุดร่วมของทุกเคสคือ ก่อนเริ่มงาน ราคาสินค้าต้องอยู่ในที่เดียวที่เป็นระเบียบ ไม่ใช่กระจัดกระจายในหัวพนักงานหรือแชทเก่า ๆ
ถ้าอยากเห็นว่าระบบทำใบเสนอราคาแบบนี้ทำงานจริงอย่างไร ในหน้าบริการของเรา มีตัวอย่างสาธิตแบบโต้ตอบได้ ลองกรอกสินค้าและจำนวนดูก็เห็นภาพว่าใบเสนอราคาจะออกมาแบบไหน
ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่ควรทำระบบนี้ตอนนี้
ความตรงไปตรงมาคือจุดที่เราให้ความสำคัญ ระบบทำใบเสนอราคาอัตโนมัติไม่คุ้มสำหรับทุกคน
- ถ้าราคาสินค้ายังไม่นิ่ง เปลี่ยนแทบทุกใบเพราะต่อรองเฉพาะราย การตั้งระบบตอนนี้อาจยังไม่คุ้มค่า ควรทำให้โครงสร้างราคาชัดเจนก่อน
- ถ้าออกใบเสนอราคาน้อยกว่าสัปดาห์ละ 5 ใบ เวลาที่ประหยัดได้อาจไม่คุ้มกับค่าดูแลรายเดือน ลองคำนวณ ROI คร่าว ๆ ก่อนตัดสินใจ
- ถ้าสินค้ามีตัวเลือกซับซ้อนมาก เช่น ต้องคำนวณราคาตามสเปกที่ปรับแต่งได้ไม่จำกัด อาจต้องออกแบบขอบเขตงานให้ละเอียดขึ้นก่อนเริ่ม ไม่ใช่แค่ต่อ Sheet เข้ากับระบบง่าย ๆ
สิ่งที่ต้องมีก่อนเริ่มคือ รายการสินค้าและราคาที่จัดระเบียบแล้วอย่างน้อยหนึ่งไฟล์ ถ้ายังไม่มี จุดเริ่มต้นที่ดีที่สุดคือจัดระเบียบตรงนั้นก่อน ไม่ใช่รีบต่อระบบ
เริ่มจากคุยกันก่อน
ถ้าทีมขายของคุณกำลังพิมพ์ใบเสนอราคาซ้ำ ๆ ทุกวันแบบในภาพเปิดเรื่อง ลองทักมาคุยดูได้ ไม่มีค่าใช้จ่าย เราจะช่วยดูว่าขั้นตอนงานตอนนี้พร้อมสำหรับระบบอัตโนมัติแล้วหรือยัง หรือมีจุดไหนที่ควรจัดก่อน
